Što kad jedan od jednakih u timu postane šef

Piše: mr. sc. Marija Paladin, voditeljica područja za ljudske resurse i životna trenerica

Do jučer je bio jedan od ravnopravnih kolega, a sad im je nadređeni. Taj skok za svakoga je velik izazov. Takav će se vođa susresti s posve drukčijim i možda složenijim problemima od onoga koji će doći izvana jer je njegov položaj kolege s kojim se pila kava, komentiralo i smijalo odjednom okrenut naglavce. Kako realizirati prednosti takvog položaja, eliminirati slabosti, izgraditi stil vođenja i autoritet?
Iskusan član tima napreduje i preuzima vođenje tima, službe, odjela. Naizgled idealna situacija. Funkciju vođe preuzima kadar koji poznaje tvrtku, poslovanje i uže područje koje preuzima. Ako je k tome sklon praćenju trendova izvan organizacije, konstantnom samorazvoju – još bolje. Ali? Otvaraju se tri moguća izazova koja mogu onemogućiti taj put u svijetlu budućnost novoga vođe, jedne službe, dijela ili cijele organizacije.

Prvi je da novi vođa ne zna kako prijeći iz uloge suradnika u ulogu nadređenog, iz uloge podređenog u ulogu nekoga tko vodi. Drugi je da suradnici ne mogu prihvatiti da je netko do jučer njima jednak danas njihov nadređeni, a treći da dotadašnji vođa postaje podređeni ili barem jednak po rangu, što nekako treba prihvatiti.

I što sada učiniti? Kako realizirati prednosti i eliminirati slabosti idealne početne situacije? Prije preuzimanja funkcije, osobito prvi put, većina vođa ne zna da na to zapravo nitko nije u potpunosti spreman, jer biti stručnjak na nekom području nikako istodobno ne znači i biti dobar vođa. Biti dobar vođa zahtijeva potpuno druge vještine i kompetencije od struke u bilo kojem području. Komunikacija, delegiranje, rad s ljudima, rješavanje konflikta samo su neke točke na kojima moraju raditi vođe. No, te vještine i kompetencije moguće je steći kontinuiranim i (svaki dobar vođa zna) nikad završenim učenjem. Ali potrebno je najprije znati da nam taj dio vještina/kompetencija nedostaje da bismo na njihovom razvoju mogli početi raditi. Novi vođa mora izgraditi svoj položaj, a da se pritom ne ponaša nekritički bahato. Kako će tko odraditi taj dio posla ovisi o osobi, stilu vođenja pa i o ostalim članovima tima.

Krenite polako
U promjene novi vođa mora krenuti polako ili bar promišljeno ako su već od trenutka preuzimanja nove funkcije nužni veliki potezi i veće promjene. Širok spektar znanja i ideja, planova za promjene i poboljšanja djelovanja svakako je dobra osnova. Ali ubrzo nakon preuzimanja funkcije nije najbolji trenutak sve to istodobno pokušati pretočiti u praksu.

Potrebno je najprije dati mogućnost ekipi da prihvati novog vođu. To vrijeme prilagodbe, ako radni proces i poslovna situacija to dopuštaju, jako je dragocjeno. Što nikako ne znači da je prihvatio ostati neaktivan i praviti se da se ništa nije dogodilo. U svom širokom repertoaru planiranih akcija, aktivnosti i promjena promišljeno treba izabrati one koje se mogu staviti u praksu odmah ili bar relativno brzo, a koje će pripremiti put za veće, nužne promjene, ali bi napravljene u početku mogle uzdrmati ravnotežu u timu toliko da bi to generiralo veći otpor zaposlenika.

Postavite jasne granice
Distanciranje je nužno, ali ne smiju se zaboraviti ni koristi toga da je novi vođa do jučer bio suradnik svojih sada podređenih. Ocjena mnogih stručnjaka je da vođa više ne može održavati bliska prijateljstva s bivšim suradnicima iako to mnogi rade. Odnos se mora promijeniti, što je naizgled loše, ali je nužno za daljnje funkcioniranje tima i novoga vođe. Jer ako održavate prijateljstva ostali članovi tima to mogu protumačiti kao protekciju pojedincima. Najbezbolnije je smanjiti društvenu interakciju. Jer to dolazi samo po sebi.

Zbog obveza na drugoj razini, nove mreže suradnika i nadređenih, nove uloge u kojoj novi vođa mora funkcionirati već po prirodi posla nestaje mu vremena za uobičajena neformalna druženja (izvan posla ili za vrijeme radnog vremena). Vjerojatno ne treba napominjati da je među 'neformalnim aktivnostima' apsolutno nedopustiva osobito jedna – uključivanje u komentiranje i ogovaranje drugih članova tima ili nadređenih. Ako je to i bilo dio folklora prije unapređenja, sadašnja uloga zahtijeva dodatnu korektnost komunikacijske razine.

Važno je da vođa svojim djelima (ne distanciranjem) i riječima ne umanjuje svoju ulogu govoreći svima da se ne brinu i da se ništa neće promijeniti. Svakako hoće i mora se promijeniti. Zato je korisnije umjesto obećavanja statusa quo članovima tima pokazati i reći da svoju novu ulogu prihvaćate s odgovornošću i ciljem napraviti što bolje za poslodavca i njih te da je uloga tima važna i nužna da biste došli do cilja. To je i prilika da povežete svoju staru ulogu suradnika i novu ulogu vođe te podsjetite ih na sve ideje, zamisli i nerealizirane promjene nabolje, koje i sami ocjenjujete kao korisne ili nužne i koje bi mogli sad ostvariti. To je snažna poruka vašim podređenima i vašim nadređenima. I zapravo ono najvažnije što moraju čuti. To je vaša prilika za dobar početak profiliranja kao vođe.

Precizno o očekivanjima
Kad neko postaje vođa, jasno pokažite kakva su vaša očekivanja. U početku možda ne od pojedinaca jer morate najprije upoznati svoju novu ulogu, a i suradnike iz nekoga novoga kuta. Ali u nastavku su svakako važna i očekivanja od svakoga pojedinog zaposlenika. Jasna očekivanja važan su putokaz podređenima o tome u kojem smjeru moraju raditi, ali i razvijati se. I u nastavku jako su važna za učinkovitost tima te nešto na osnovi čega će vaši nadređeni određivati i vas kao vođu. To je jako važno u startu bilo kojeg vođe, i onog koji je napredovao unutar tima i onog koji je došao izvana, želi li izgraditi dobre temelje za suradnju s članovima tima. Zato nemojte biti neodlučni. Vaša očekivanja ne smiju biti stvar izbora nego nešto što je jasno, iako otvoreno za konstruktivne ideje i što bolju realizaciju, ali svejedno nije stvar dogovora u smislu je li važno i hoće li se realizirati.

Reagirajte na suprotstavljanje
Kako odreagirati kada se pojavi suprotstavljanje u nekom od svojih mnogih oblika? Pričekati da prođe samo od sebe ili reagirati? Razloga za suprotstavljanje može biti mnogo. Zaposlenicima se možda jednostavno ne sviđaju promjene ma kako male bile, oni bi željeli raditi na stari način. Možda netko vaš laganiji početak protumači kao neodlučnost ili kao prostor da uvaži svoje ideje bez obzira na vas. A često je izvor suprotstavljanja kandidat za istu funkciju, za kojeg ste znali ili ne, koji poslije neuspjeha želi pokazati svoje negodovanje ili možda svoje potencijalne prednosti uspoređujući s vama. Ne smijete se pretvarati, morate nastupiti odlučno i jasno. Pozovete člana tima na razgovor. Zbog omjera moći najbolje na neutralan teren kao što je soba za sastanke, umjesto u vaš ured.

U razgovoru morate jasno dati do znanja da mijenjanje vaših odluka i uputa bez prethodnog dogovora nije prihvatljivo, ali također tražite povratnu informaciju. Jer, tko zna, možda se iza svega krije dobar prijedlog koji bi bilo dobro uključiti u praksu. S jedne strane tako dobivate (potencijalno koristan) uvid u situaciju, a druge strane konstruktivnog člana tima, koji će dobiti poruku da ste otvoreni za prijedloge i izmjene svojih rješenja ako se predstave na pravi način. Što god uradili, a osobito kako reagirate na suprotstavljanja, gledaju i interpretiraju svi, ne samo taj jedan ili manji broj članova tima koji su se suprotstavili vašoj odluci. To vide i ostali članovi tima. Neke stvari čak i vaši nadređeni. U takvim situacijama izgrađujete sliku o sebi i način kako će se ubuduće odnositi prema vama. Da, takve situacije prilika su da izgradite zdrav autoritet.

Samopouzdanje i odlučnost
Bilo što činili, pred kime god artikulirali, vaš nastup mora biti pun samopouzdanja i odlučan. Jer istraživanja i stručnjaci uvijek iznova potvrđuju: nije važno samo što govoriš, nego i kako to kažeš. Članovi tima će uz iste riječi više vjerovati samopouzdanom nego nesigurno artikuliranom nastupu. Sigurno će biti teško odmah u početku nastupiti samopouzdano i odlučno pred zaposlenicima, koji su do jučer bili vaši suradnici s kojima ste možda komentirali vaše nadređene, a sada su vaši podređeni i znate da zasigurno sada komentiraju vas. Što je teže spontano nastupiti samopouzdano i odlučno (ne umišljeno i bahato) to je važnije to i učiniti. Za početak: s razlogom ste napredovali. To se nije dogodilo slučajno i uspješnost vašeg tima ovisi o tome koliko ćete vi uspješno nastupiti. Čitajte, uključite se na seminar, naučite biti samopouzdani i odlučni. I to je vještina. Mogućnosti je mnogo i lako su dostupne. Rijetki to jednostavno imaju u sebi. Na početku ćete se osjećati umjetno i naučeno.

Priznajte zasluge, dijelite pošteno
Sve zasluge za pozitivne pomake ne pripadaju vođi, nego cijelom timu. Dobar vođa to ne samo zna, nego svome timu daje jasno do znanja. To je istodobno investicija u sadašnje i u buduće uspješno i učinkovito djelovanje tima. Dobar vođa je neizostavan dio uspješnog tima ili organizacije. Ali nikako jedini. Odličan vođa mora pretvoriti i tim koji ne funkcionira u povezanu, konstruktivnu i uspješnu cjelinu, tek onda može stvarati nova rješenja i postizati nove ciljeve. Zato je važno dati do znanja da cijenite doprinos svojih zaposlenika uspjehu tima, organizacije i na kraju vas.

Zaposlenici koji imaju vođu koji cijeni suradnju i zaposlenike te to jasno kaže i pokaže zadovoljniji su i rade učinkovitije. Jednako dosljedni kao u priznavanju zasluga budite i tada kad odlučujete tko će napredovati, tko će dobiti bonus ili neke željene povlastice ili sredstva radi uspješnog i učinkovitog rada. Neka vas vode isti kriteriji – rezultati. Ne vaše osobne preferencije. A još manje to je li prije napredovanja netko bio vaš najbolji kolega ili ne. To je još jedna od točki na kojima (novi) vođa može učinkovito graditi svoj imidž dobrog i poštenog vođe ili na kojoj ga može uništiti.