Kako smo napravili projekt koji je dobio sredstva iz fondova EU

Vođenje projekta koji se sufinancira iz Europskih fondova kompleksno je te je bitno shvatiti da njegova provedba počinje od trenutka planiranja projekta, a ne od trenutka potpisivanja ugovora o sufinanciranju. Faze pokretanja i planiranja projekta kojim je Solana Nin namjeravala privući sredstva iz fondova EU primarno su se odnosile na istraživanje domaćeg i inozemnog tržišta, radi prikupljanja osnovnih podataka o mogućnostima za certifikaciju morske soli kao i o certifikacijskim tijelima koja navedene usluge pružaju.

Tijekom faze istraživanja detektirali smo sve neusklađenosti sa zahtjevima ekološke proizvodnje, a jedna od glavnih bila su krovišta na svim objektima.
Provedba projekta sa strane Solane Nin započela je u dijelu pripreme dokumentacije potrebne za apliciranje. Stoga smo angažirali Razvojnu agenciju Zadarske županije (ZADRA), koja nas je savjetovala kako pozicionirati projekt, kako izraditi potrebnu dokumentaciju te nas je sa svojim stručnim timom vodila kroz cijeli proces apliciranja.
Kako bi se dobila financijska sredstava iz EU-fondova iznimno je važno izraditi kvalitetan poslovni plan, vođen idejom glavnih ciljeva projekta, odnosno onoga što se projektom želi postići. Naravno, u Solani Nin znali smo da nam je krovni cilj postati solana koja proizvodi ekosoli jer nam je to u poslovnom DNK. Sol već godinama tradicionalno proizvodimo i to je bilo skoro u potpunosti usklađeno s temom ekologije, koja je vrlo prihvatljiva i atraktivna za sufinanciranje. No atraktivnost nije glavni razlog sufinanciranja već ciljevi, obujam, održivost, vrijeme provedbe i proračun projekta.

Neizbježni ‘vanjski’ U poslovnom planu trebate predvidjeti sve aktivnosti projekta jer ne postoji mogućnost naknadnih korekcija. Pritom je bitno pažljivo razmotriti financijske aspekte te u fazi planiranja prikupiti dovoljno informacija koje vam mogu pomoći da precizno odredite sve potrebne stavke za provedbu projekta. Pri izradi poslovnog plana pažljivo treba definirati sve resurse, a posebno ljudske jer nužno je osigurati stručnjake za realizaciju projekta. Na pojedinim dijelovima projekta razumno je angažirati vanjske stručnjake zbog, prije svega znanja kojim raspolažu, ali i kvalitetnijeg planiranja tj. optimizacije financijskih resursa. Za neke dijelove projekta morate angažirati vanjske stručnjake, kao što je izvođač građevinskih radova i sl. Savjetuje se angažman stručnog voditelja projekta, ali u ovom slučaju osobno sam vodio projekt zbog svog iskustva. Kad smo zaprimili informaciju da je projekt generalno prihvaćen, pristupili smo detaljnoj razradi svih aktivnosti predviđenih u projektu, a rok za dostavu bio je svega mjesec dana.
Nakon zadovoljenja svih, primarno tehničkih i administrativnih zahtjeva sredinom listopada 2013. godine potpisali smo ugovor za projekt pod nazivom ‘Cvijet soli i poslovanje – ekološka proizvodnja konzumnih i terapeutskih soli’, u ukupnoj vrijednosti od 186.135,68 eura, od čega je 85 posto nepovratnih sredstava, a koji su sufinancirali Europska unija iz Europskog fonda za regionalni razvoj te Ministarstvo poduzetništva i obrta. Naime, ‘pravi’ posao na projektu počinje od onog trenutka kad potpišete ugovor, odnosno kad dobijete sredstva. Već u inicijalnoj fazi razrade aktivnosti morali smo se suočiti s glavnim izazovom – jako kratkim rokovima.

Znati svaki detalj Jedna od prvih aktivnosti, koja će se u kasnijoj fazi provedbe projekta pokazati i kao najvažnija, bila je detaljno upoznavanje članova projektnog tima sa svim aktivnostima projekta, kao i jasno definiranje uloge svakoga od njih u projektu, zajedno s očekivanjima.
Činjenica da svi članovi projektnog tima jasno znaju što trebaju raditi i na koje detalje trebaju obratiti posebnu pozornost uvelike olakšava i ubrzava sve procese jer se minimizira vrijeme ‘lutanja’. Naravno, kako bi mogli određena znanja prenijeti na svoje suradnike/članove projektnog tima, i vi iz pozicije voditelja projekta morate tim znanjem jako dobro ovladati. Drugim riječima, nužno je jako dobro poznavati sve što piše u projektu i pratećoj dokumentaciji. Isto tako, nužno je dobro poznavati i sve opće i posebne uvjete koji se odnose na provedbu svih natječajnih procedura i na kasnije provođenje svih ugovorenih aktivnosti. Jedna pogreška u tom dijelu u kasnijoj fazi može rezultirati situacijom da određena sredstva, koja ste ciljano utrošili, budu ocijenjena kao neprihvatljiva i ne budu vam priznata kao opravdan trošak.
Iduća stvar na kojoj smo od prvog dana inzistirali bilo je kvalitetno i pravovremeno izvješćivanje ugovornog tijela o svim provedenim i planiranim aktivnostima. Obveza izvješćivanja o proteklom razdoblju i planiranja budućeg omogućava vam da sami sebe s jedne strane kontrolirate, a s druge strane i motivirate, podižući letvicu planiranih aktivnosti često i iznad realnih mogućnosti.

Nepredviđene situacije Bez obzira na sve navedeno, u više smo se navrata tijekom provedbe susreli s raznim nepredviđenim situacijama koje mogu utjecati na kašnjenja u provedbi projekta ili na nedostatnost predviđenog proračuna. Kao primjer navest ću rekonstrukciju i zamjenu postojećih krovišta na objektima, što je ujedno bila i pojedinačno financijski najveća stavka u cijelom projektu. S obzirom na to da smo se susreli s nepredviđenim dodatnim aktivnostima koje su tražile dodatne financijske i vremenske resurse, iznimno smo brzo reagirali i obavijestili nadležna tijela.
Stoga je jako važno prilikom izrade projektnog plana definirati potrebne rizike projekta kako bi se minimizirali te napraviti kvalitetan plan djelovanja u slučaju pojedinih rizičnih situacija. Napokon, sredinom prosinca 2015. uklonili smo sve nesukladnosti te smo postali jedina ekološka solana na Jadranu, što je na neki način bila kruna višegodišnjih nastojanja da se prizna i održi tradicijski način proizvodnje morske soli, a ujedno i ispuni glavni cilj projekta.